ECD – Qurentis

Als zorgorganisatie wilt u het zorgproces van de cliënt graag in goede banen leiden. Een gepaste ICT-oplossing zorgt hierbij voor ondersteuning. Qurentis is de naam van ons ECD (Elektronisch Cliënten Dossier). Qurentis is volledig modulair opgebouwd. De standaard pakketten kunnen uitgebreid worden met verschillende modulaire modules. Meer informatie over onderstaande modules zijn telefonisch op te vragen.


Modules


In veel zorgorganisaties wordt er gebruik gemaakt van een prikbord of memobord. Op dit prikbord worden belangrijke boodschappen en acties genoteerd. Het gaat dan vaak om notities met betrekking tot de planning en roostering van medewerkers. Ook wordt een prikbord gebruikt voor cliëntgebonden zaken. Een prikbord is vaak een onmisbaar hulpmiddel voor de bedrijfsvoering omdat in een oogopslag duidelijk is welke zaken er nog moeten worden opgepakt.

Een nadeel van een fysiek prikbord is dat de beveiliging van vertrouwelijke en/of privacygevoelige gegevens niet is gewaarborgd. Immers hangt een prikbord vaak op een centrale plek in de organisatie, waardoor veel mensen kunnen zien wat er op het prikbord is bevestigd. Daarnaast is een fysiek prikbord onhandig, omdat notities alleen kunnen worden gemaakt op de locatie waar het prikbord is opgehangen.

De module 'Prikbord' in Qurentis maakt het mogelijk om notities digitaal aan te maken, op te slaan en af te handelen. U beheert het prikbord binnen de veilige, digitale omgeving van Qurentis. Vertrouwelijke en/of privacygevoelige gegevens zijn hiermee te allen tijde beschermd. Daarnaast is het prikbord digitaal toegankelijk en bent u niet afhankelijk van een fysieke locatie.

In het huidige zorglandschap moet u vele zaken tegelijkertijd in de gaten houden. Daarom wilt u graag op een eenvoudige wijze inzicht krijgen in de onderdelen die voor uw functie in de organisatie van belang zijn. Wellicht wilt u graag in een oogopslag kunnen zien welke indicaties er op korte termijn aflopen. Of u wilt graag weten welke facturen er nog openstaan.

In de module 'Mijn Qurentis' kan elke medewerker zijn of haar persoonlijk dashboard samenstellen. De module maakt op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke wijze informatie over cliënten inzichtelijk, zoals aflopende indicaties, uit te voeren zorgplanevaluaties en aankomende verjaardagen van cliënten. Het is eveneens mogelijk om informatie op te vragen over medewerkers, zoals aflopende contracten, aflopende identiteitsbewijzen en aankomende verjaardagen van medewerkers. Ten slotte biedt de module “Mijn Qurentis” de mogelijkheid om financiële informatie snel en gemakkelijk inzichtelijk te maken, waaronder nieuwe of verstreken facturen.

Het is ook mogelijk om in de module 'Mijn Qurentis' overzichten op maat te genereren. Deze overzichten worden geheel ontwikkeld en samengesteld in overleg met u, waarmee u het maximale uit deze functionaliteit haalt. Vanzelfsprekend kunnen medewerkers enkel overzichten genereren van de onderdelen in Qurentis waartoe zij toegang hebben.

De module 'Cliëntenadministratie' is een belangrijke basismodule in Qurentis. In deze module vindt de registratie plaats van uw cliënten. Het is mogelijk om iemand direct als cliënt aan te maken in het systeem. Het is echter ook mogelijk om iemand eerst als aanmelding te registreren en op een wachtlijst te plaatsen. Voor elke cliënt kunt u in Qurentis een uitgebreide cliëntenkaart beheren bestaande uit zowel algemene als zorginhoudelijke informatie. U kunt op een eenvoudige wijze een afdrukvariant genereren van de cliëntenkaart.

Een ander belangrijk onderdeel van de cliëntenadministratie is de keuze voor de juiste financieringsvorm (PGB of zorg in natura) voor elke cliënt. Op basis van deze financieringsvorm kunnen indicatiegegevens worden ingevoerd en kan een zorgtraject worden aangemaakt met bijbehorende zorgproducten. Een correcte en volledige cliëntenadministratie is een voorwaarde voor de uiteindelijke declaratie en facturatie van productie. Naast deze basisfunctionaliteiten biedt de module 'Cliëntenadministratie' andere gebruiksvriendelijke functionaliteiten. Zo kunt u op een veilige manier communiceren over cliënten via de memofunctie. Daarnaast kunt u cliëntgebonden documenten op een veilige manier opslaan en kunt u voor elke contactpersoon een of meerdere contactpersonen aanmaken.

Met de module 'Cliëntenadministratie' kunt u op een gebruiksvriendelijke wijze uw cliëntenadministratie integraal beheren. Hiermee heeft u dit belangrijke onderdeel van uw procesvoering op een effectieve en efficiënte wijze georganiseerd. 

De module 'Zorgdossier' is een belangrijke zorginhoudelijke module in Qurentis. Met deze module kunt u digitaal de zorgplannen van uw cliënten aanmaken en beheren. Daarnaast kunt u op verschillende manieren rapportages maken en beheren. In de module 'Zorgdossier' vinden alle vormen van verslaglegging plaats binnen de veilige, digitale omgeving van Qurentis. Privacygevoelige, zorginhoudelijke informatie is hiermee te allen tijde beschermd.

In het onderdeel zorgplan kunt u voor elke cliënt een zorgplan op maat samenstellen. U kunt diverse zorgplanonderdelen inrichten en invullen, zoals levensdomeinen, hoofddoelen en subdoelen. Het is mogelijk om dit vanuit een vooraf aangemaakt zorgplansjabloon te doen, maar u kunt eveneens werken met specifieke zorgplannen op maat. Aan elk zorgplan kan een evaluatiedatum worden gekoppeld. Daarnaast is het mogelijk om een zorgplan op een eenvoudige wijze af te drukken, op basis van een Word-sjabloon dat geheel in de door uw gewenste huisstijl kan worden ontwikkeld.

In de module 'Zorgdossier' kunt u diverse rapportages aanmaken en beheren. Het is mogelijk om individuele rapportages te maken welke zijn gekoppeld aan een individuele cliënt. Deze rapportages kunnen tevens worden gekoppeld aan een of meerdere onderdelen van het zorgplan. Zodoende kunt u eenvoudig en gebruiksvriendelijk rapporteren op bijvoorbeeld een hoofddoel uit het zorgplan. Behalve individuele rapportages kunt u dagrapportages aanmaken en beheren. Deze rapportages zijn niet gekoppeld aan een individuele cliënt en worden derhalve op groepsniveau geschreven.

Veel zorgorganisaties worstelen met het opslaan en beheren van vertrouwelijke en/of privacygevoelige documenten. Deze documenten moeten veilig zijn opgeslagen en tegelijkertijd eenvoudig kunnen worden geraadpleegd. De module 'Documentbeheer' maakt het mogelijk om verschillende soorten documenten aan te maken, op te slaan en te beheren binnen de digitale omgeving van Qurentis. Het kan dan gaan om documenten met betrekking tot cliënten, zoals zorgovereenkomsten of beschikkingsbrieven. Eveneens is het mogelijk om personeelsdocumenten op te slaan, zoals contracten of een Verklaring Omtrent Gedrag. Tevens kunnen allerlei andere documenten worden opgeslagen, zoals richtlijnen en protocollen of beleidsdocumenten in het kader van kwaliteitsmanagement.

In de module 'Documentbeheer' kunt u alle relevante documenten eenvoudig en integraal opslaan. U kunt hiervoor uw eigen mappenstructuur samenstellen, vergelijkbaar met de mappenstructuur op uw computer. U kunt tevens documenten uitwisselen met andere gebruikers van Qurentis. De grote meerwaarde van de module 'Documentbeheer' is dat u vertrouwelijke en/of privacygevoelige documenten te allen tijde heeft beschermd. De standaard opslagcapaciteit bedraag 5 GB en is uit te breiden per 5 GB.

In de module 'Relatiebeheer' kunt u alle interne en externe relaties opslaan en beheren. Hierdoor kunt u op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke wijze een integraal overzicht krijgen van alle belangrijke relaties. Als interne relaties kunnen onder meer afdelingen of locaties worden gekozen. Aan elke relatie kunnen een of meerdere contactpersonen worden gekoppeld. De module 'Relatiebeheer' biedt u tevens de mogelijkheid om op een eenvoudige wijze memo’s en e-mails te versturen naar uw relaties. Daarnaast kunt u uw cliënten koppelen aan een of meerdere relaties, op basis van de instellingen die u in de module 'Relatiebeheer' heeft gekozen.

In de module 'Personeelsadministratie' beheert u op een effectieve en efficiënte wijze de administratie rondom uw medewerkers. Het is mogelijk om voor elke medewerker een personeelskaart aan te maken. Hierop kunt u behalve algemene gegevens van de medewerker ook de contractgegevens en beginsaldi van vakantie- en verlofuren registreren. Het is tevens mogelijk om voor elke medewerker documenten op te slaan vanuit de module 'Personeelsadministratie'. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om een kopie van de arbeidsovereenkomst of om een Verklaring Omtrent Gedrag.

De module 'Personeelsadministratie' is gekoppeld aan de module 'Urenregistratie'. In de module “Urenregistratie” registreren uw medewerkers hun uren, waarna u de ingediende urenbriefjes kunt controleren en accorderen in de module 'Personeelsadministratie'. Daarnaast kunt u zeer eenvoudig totaaloverzichten genereren van de contractgegevens en urenregels van uw medewerkers. De module 'Personeelsadministratie' kan worden gekoppeld aan verschillende pakketten en portalen voor salarisadministratie.

In de module 'Agenda' kunnen medewerkers afspraken vooraf inplannen. Het kan dan gaan om het inplannen van directe tijd, oftewel afspraken die zijn gekoppeld aan een zorgproduct en zorgtraject van een individuele cliënt. Het is echter ook mogelijk om niet-declarabele afspraken in te boeken, oftewel indirecte tijd. Het is voor elke afspraak mogelijk om zakelijke kilometers, privékilometers en reistijd toe te voegen. Tevens is het mogelijk een memo te koppelen aan elke afspraak.

Nadat ingeboekte afspraken hebben plaatsgevonden, kunnen deze vanuit de agenda worden doorgezet naar de module 'Urenregistratie'. Na accordering van de afspraken (urenregels) vanuit de urenregistratie verschijnen deze als productie in de productiemonitor. Vanuit de productiemonitor kunnen vervolgens declaraties en/of facturen worden gemaakt. De module 'Agenda' draagt derhalve bij aan de efficiëntie van uw processen, omdat afspraken na invoering in de agenda gemakkelijk kunnen worden doorgezet naar de productiemonitor waarna het financiële proces kan worden voltooid.

In de module 'Urenregistratie' kunnen de medewerkers van uw organisatie de gewerkte uren registreren. Er kunnen zowel directe als indirecte uren worden geregistreerd. Onder directe uren worden uren verstaan die worden besteed aan de zorgverlening aan een cliënt. Medewerkers boeken deze uren op een productcode behorende bij een zorgproduct dat is gekoppeld aan een geldig zorgtraject. Medewerkers kunnen ook indirecte uren registreren, zoals de tijd die is besteed aan opleiding of training. Indirecte tijd kan worden geregistreerd op uurcodes welke u zelf kunt kiezen en inrichten in Qurentis.

Het gebruik van de module 'Urenregistratie' draagt bij aan de effectiviteit en efficiëntie van uw bedrijfsvoering. Medewerkers registreren zelfstandig hun uren, waardoor u op een eenvoudige en transparante wijze inzicht krijgt in de gewerkte uren van uw medewerkers. Daarnaast kunt u gemakkelijk inzicht krijgen in de registratie van vakantie- en verlofuren en de nog resterende saldi. Bijkomend voordeel van de urenregistratie is dat de directe uren, en daarmee de declarabele productie, automatisch in de productiemonitor worden geregistreerd. Het is tevens mogelijk voor uw medewerkers om rechtstreeks vanuit de urenregistratie rapportages aan te maken en te bewerken.

De module 'Factureren' is een belangrijke financiële module in Qurentis. In deze module is de productiemonitor opgenomen. De productiemonitor biedt u een uitgebreid doch eenvoudig overzicht van de geregistreerde productie en de status van deze productie. U kunt onder meer inzichtelijk maken welke productieregels reeds zijn gedeclareerd en/of gefactureerd. U kunt eveneens de productie filteren per debiteur, per zorgproduct of per financieringsvorm. Het is tevens mogelijk om in de productiemonitor handmatig nieuwe productieregels toe te voegen of bestaande productieregels aan te passen.

De module 'Factureren' maakt het ook mogelijk om zowel automatisch als handmatig facturen te genereren voor uw debiteuren. Deze facturen kunnen vervolgens worden afgedrukt en verstuurd naar de geadresseerden. Ten slotte kunt u in de module 'Factureren' gemakkelijk een overzicht opvragen van de reeds betaalde facturen en de nog openstaande facturen. Hierdoor krijgt u snel inzicht in de status van het betalingsverkeer en kunt u tijdig actie ondernemen indien nodig.

De modules “QMP berichten” en “QMP declareren” zijn enkel van toepassing indien uw organisatie werkzaam is op basis van een constructie tussen hoofdaannemer en onderaannemer. De module “QMP berichten” maakt het mogelijk om digitaal en binnen de omgeving van Qurentis berichten uit te wisselen tussen de hoofdaannemer en de onderaannemer. Zo kunnen cliëntenkaarten of indicatiegegevens van cliënten worden uitgewisseld tussen de hoofdaannemer en de onderaannemer. De module “QMP berichten” heeft als belangrijk voordeel dat cliëntenkaarten en indicatiegegevens niet langer handmatig hoeven te worden ingevoerd. Eveneens zijn privacygevoelige gegevens van uw cliënten te allen tijde beschermd in de beveiligde communicatieomgeving van Qurentis.

De module “QMP declareren” maakt het mogelijk voor onderaannemers om per week declaraties te maken. Deze declaraties kunnen vervolgens via de module “QMP berichten” worden gecommuniceerd naar de hoofdaannemer. De module “QMP declareren” draagt bij aan de efficiëntie van uw financiële proces, omdat het declaratieverkeer tussen de hoofdaannemer en de onderaannemer efficiënt en gebruiksvriendelijk is ingericht.

Qurentis bevat twee standaardmodules die noodzakelijk zijn voor een effectief en efficiënt gebruik van het pakket. In de module 'Beheer' kunnen belangrijke basisinstellingen worden gekozen om optimaal gebruik te kunnen maken van Qurentis. Tevens bevat de module 'Beheer' een overzicht van alle memo’s die er zijn aangemaakt en biedt deze module de mogelijkheid om benamingen van omschrijvingen in het systeem aan te passen.

De module 'Kenniscentrum' bevat instructies en handleidingen met betrekking tot de werking van de diverse functionaliteiten in Qurentis. Daarnaast plaatst Qurentis belangrijke nieuwsberichten en informatie over training en scholing in de module 'Kenniscentrum'. Hierdoor bent u altijd op de hoogte van de meest actuele informatie met betrekking tot uw pakket en het gebruik ervan.

Veel zorgorganisaties beschikken over inkoopcontracten met diverse contractpartners, waaronder gemeenten, zorgkantoren, zorgverzekeraars, hoofdaannemers, particulieren en andere opdrachtgevers. Met elk van de contractpartners heeft de zorgaanbieder doorgaans specifieke afspraken over onder meer de gebudgetteerde productie en het tarief waartegen productie kan worden gerealiseerd. Het is essentieel dat zorgorganisaties op transparante en eenduidige wijze contracten kunnen aanmaken en beheren.

De module ‘Inkoopcontracten’ maakt het mogelijk om het volledige inkoopcontractbeheer met onder andere gemeenten, zorgkantoren, zorgverzekeraars, hoofdaannemers, particulieren en andere opdrachtgegevens integraal te beheren in Qurentis. Deze module geldt als een van de basismodules van Qurentis. Belangrijke onderdelen van de financieel-administratieve processen (o.m. selectie van financieringsvorm, producten- en tarievenbeheer, debiteurenbeheer) worden beheerd in de module ‘Inkoopcontracten’. Daarnaast gebruikt u deze module onder meer om de volgende contractinformatie te beheren:

  • Gegevens van de contractpartij
  • Gegevens van uw organisatie (o.m. AGB-code)
  • Begin- en einddatum van contract
  • Productie- en tariefafspraken op basis van contract
  • Producttypen: PxQ, periodieke financiering, lumpsum, op basis van offerte
  • Startbudget behorende bij contract
  • Inzicht in huidige productie in relatie tot budget
  • Inzicht in feitelijk gerealiseerde productie
  • Inzicht in declaratieregels op basis van contract
  • Inzicht in facturen op basis van contract
  • Algehele beheer van contracten (o.m. kopiëren en reviseren van contracten, koppeling met inkoopdocumenten en calculatiedocumenten, koppeling van kostenplaatsen)

Indien u werkt als hoofdaannemer van diverse onderaannemers beschikt u over uiteenlopende contracten met diverse zorgaanbieders. Met elk van deze zorgaanbieders (onderaannemers) heeft u specifieke gemaakt over onder meer de gebudgetteerde productie en de tarieven waartegen productie kan worden gerealiseerd. Het is essentieel dat u als hoofdaannemer op transparante en eenduidige wijze uw contracten met onderaannemers kunt aanmaken en beheren.

De module ‘Aanbestedingsbeheer’ maakt het voor u als hoofdaannemer mogelijk om een aanbestedingscontract op te stellen met elk van uw onderaannemers. U legt hierin alle afspraken vast omtrent productie in relatie tot tarieven, volume, budget en looptijd. Daarnaast beheert u alle documentatie rondom het aanbestedingscontract in deze module. Indien u werkt via de module ‘QMP berichten’ is het mogelijk om het aanbestedingscontract via deze module te versturen. Na ontvangst van uw QMP-bericht door de onderaannemer wordt er op basis van het aanbestedingscontract een inkoopcontract opgesteld. Via de module ‘Aanbestedingsbeheer’ behoudt u integraal overzicht over al uw aanbestedingscontracten.

Copyright © 2017 Qurentis B.V.
Algemene Voorwaarden
Webdesign & CMS by Downdijk