We spreken met Kelly Koks. Ze heeft al bijna 10 jaar ervaring binnen Leermakers Autismegroep en vervult momenteel de rol van contractmanager. Ze is zeer nauw betrokken geweest bij de integratie van Carefriend binnen haar organisatie.
Fundament
Leermakers Autismegroep werkte eerst met een ander softwaresysteem. Na een selectie van meerdere partijen werd de organisatie het meest enthousiast van Qurentis Software waar ze een aantal jaren naar tevredenheid mee hebben kunnen werken. In 2023 zou dit gaan veranderen, omdat het registratiegedeelte van Qurentis Software overgezet zou gaan worden naar de webapplicatie Carefriend.
“Een behoorlijke verandering voor de organisatie, maar een weloverwogen en – bleek achteraf – verstandige keuze”, geeft Kelly aan.
Verandering
Alles startte met een projectplan tussen Leermakers Autismegroep en Qurentis Software. Een duidelijke tijdslijn van kop tot staart. Vanuit een intakegesprek hoe Leermakers Autismegroep het systeem graag ingericht zag, kon Qurentis Software aan de gang met voorbereidingen en implementatie. Door nauw en regelmatig contact met elkaar konden er ook aanpassingen gedaan worden, diverse trainingen voor alle medewerkers en zelfs een Teams-kanaal speciaal voor Carefriend-vragen.
“Al met al had deze verandering behoorlijk wat voeten in de aarde, zijn er vele aanpassingen doorgevoerd gedurende de implementatie en hebben we de houding van Qurentis Software hierin als zeer flexibel mogen ervaren.”
“De eerste indrukken van het nieuwe ECD waren zeer positief, maar op het moment dat er écht mee moest worden gewerkt hadden de medewerkers het af en toe wel even lastig”, vertelt Kelly. Om de werking met dit nieuwe systeem overzichtelijker en gemakkelijker te maken, heeft Kelly het voortouw genomen instructievideo’s te maken. Hier laat ze stap voor stap zien hoe de processen van de zorgverlening binnen Leermakers Autismegroep kunnen worden vertaald naar functionaliteit in Carefriend.
“Deze terugkerende instructievideo’s worden binnen Leermakers Autismegroep al ‘Carefriend met Kelly’ genoemd”, vertelt Kelly met een glimlach.
Ervaring
“Als je een tijdje met Carefriend werkt, merk je dat het écht een heel overzichtelijk en duidelijk systeem is. Het constant informeren van de medewerkers over eventueel nieuwe mogelijkheden is wel essentieel om dit ook organisatie breed te laten landen”, aldus Kelly. “Carefriend spreekt behoorlijk voor zich, maar áls er dan iets is waar tegenaan gelopen wordt, is het heel fijn dat er een Customer Service en Beheer afdeling is die mij met raad en daad bijstaat. Een persoonlijk klantadviseur vanuit deze afdeling waar ik op regelmatige basis ‘bijpraat’-sessies mee kan hebben, ervaren we als ideaal!”
Branchevereniging Kleinschalige Zorg
Sinds de start Van Leermakers Autismegroep is ze aangesloten bij deze branchevereniging. “Het voelt prettig om deze branchevereniging achter de hand te hebben. Als organisatie word je op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen”, vertelt Kelly. Er is een BVKZ Academy en BVKZ Kennisplein waar aangesloten leden geïnformeerd worden over diverse bijeenkomsten en actuele onderwerpen in de zorg.
